Il n’aura fallu que quelques jours pour mettre 8 millions de collaborateurs en télétravail et faire basculer l’économie d’un pays dans l’ère du digital. Bravo à toutes ces entreprises qui ont su s’adapter si rapidement et merci à toutes les solutions tech qui nous sont proposées.
Nous croyons fermement que cette période de confinement changera profondément les méthodes de travail pour tendre vers plus d’efficience, en optimisant temps et ressources financières.
C’est pourquoi nous partageons avec vous ici nos indispensables pour passer durablement dans une digitalisation qui rendra plus fortes nos PME :
1. La signature électronique : essentielle pour recueillir l’accord d’un client de manière dématérialisée et à distance. L’archivage du document se faisant sous format électronique dans le CRM de l’entreprise : DocuSign, Yousign, Sell&Sign.
2. La visio conférence : se parler ok, se voir c’est mieux ! Nous en avons testé pas mal, nous avons retenu : Google Meet, Microsoft Teams, Tixeo. Un tableau blanc interactif numérique pour offrir plus d’interaction : Samsung, Huawei, Simplyvisio, Microsoft, Smart Technologie.
3. Le partage de documents : avoir accès à l’info partout et tout le temps, nous avons sélectionné des cloud efficaces : Google Drive pro, Dropbox, mais aussi des acteurs de l’hébergement pour la redondance de vos serveurs physiques ou virtuels (VM) : OVH, Scaleway, Outscale. Pour passer au niveau supérieur, les services de GED vous permettront de mettre en place automatisation et workflow : Eukles.
4. Le gestionnaire de mot de passe : à quoi bon sécuriser sa connexion avec un VPN si le mot de passe est « 1234ABCD ». Pour conserver en toute sécurité des mots de passe complexes, uniques et renouvelés régulièrement : Dashlane, Keepass, Clood MdP.
5. La connexion Internet : avoir des liens Internet suffisamment dimensionnés pour faire face à l’augmentation de flux externes, et prévoir des liens de secours. Nous recommandons Airmob bien sûr.
6. La messagerie interne : cet outil-là vous l’avez sûrement déjà mis en place mais on ne cessera de vous répéter qu’il est essentiel pour conserver le lien et échanger en temps réel avec vos équipes. Notre sélection des outils les plus performants : Slack, Hangouts, Workplace, Amplement.
7. Les factures électroniques et devis : le CRM pour gérer de manière dématérialisée vos devis et la gestion de vos factures. Notre sélection non exhaustive : Sellsy, Zoho, Hubspot. Et pour régler les factures, ajouter des moyens de paiements : Paypal, carte bancaire via Stripe.
8. La gestion des plannings et des tâches : avoir un outil de gestion de planning et d’agendas partagés est essentiel pour piloter à distance ses équipes, leur donner de la visibilité et les aider à rythmer leurs journées. Parmi les plus simples à mettre en place : Asana, Trello, Google Agenda.
9. Une gestion RH web : des bulletins de salaire à télécharger de manière sécurisée, des demandes de congés et notes de frais validées de manière dématérialisée. Eurecia, Payfit, Zoho People.
10. La prise de température RH : parce que manager à distance n’est pas inné, des questionnaires anonymes et autres outils pour prendre le pouls de ses équipes sont disponibles et ont fait leurs preuves : Bleexo, Octomine, Qualtrics.
L’objectif de ce partage d’outils est d’ouvrir une discussion libre sur vos pratiques et les solutions que vous avez pu mettre en place dans vos entreprises. L’intelligence collective nous aidera à accélérer cette transformation ! A noter également que des aides régionales sont disponibles pour nous accompagner dans cette transition, et des économies sont faites sur d’autres postes (déplacements, frais généraux, budget immobilier).
Alors mutualisons nos retours d’expérience.
Kevin Lecerf et Arnaud Lecoeur.
