Vous avez prévu de déménager les locaux de votre société ?
Un déménagement professionnel est un projet plus ou moins complexe suivant la taille de vos équipes. Il constitue, pour tous les collaborateurs, un événement majeur qui peut marquer une nouvelle étape de développement.
Si vous envisagez de déménager prochainement, mettre en place une organisation interne dédiée et vous entourer de prestataires spécialisés vous permettront de réaliser cette opération en toute tranquillité.
Comment organiser un déménagement d’entreprise ?
Choisir le jour de déménagement plusieurs mois (minimum 6) à l’avance vous permettra de bâtir un calendrier précis et de prévoir un rétro-planning de tout ce qu’il faudra faire jusqu’au jour J.
Pour les professionnels, la rédaction d’un cahier des charges permettra de vous assurer que les déménageurs répondent précisément à tous vos besoins et pré-requis. Cela facilitera la comparaison des devis.
Vous pouvez faire appel à un consultant externe si les ressources internes sont insuffisantes ou pas adaptées.
La checklist du déménagement d’entreprise
Le processus de déménagement implique de nombreux acteurs aussi bien en interne qu’en externe. Il convient de nommer un responsable, qui assurera le pilotage global du projet. Choisissez cette personne en fonction de sa capacité professionnelle. Donnez-lui les moyens de réaliser sa mission et veillez à ce qu’il ait le soutien total de la direction. En fonction de la taille de votre société, le responsable pourra s’entourer de relais internes au sein des différentes équipes.
Réalisez les plans et définissez les espaces de travail
Avec l’aide de votre architecte ou d’un spécialiste, vous devez établir un plan d’organisation de vos futurs locaux. Cette étape vous permettra d’identifier vos besoins en termes de mobilier de bureau. Anticipez des délais de livraison de plusieurs mois pour la fourniture de certains meubles.
Une fois les postes de travail positionnés, vous pourrez prévoir les travaux de câblage et de peinture. Prévoyez suffisamment de prises électriques et de prises RJ45 pour le raccordement des ordinateurs au réseau local.
Votre plan doit prévoir l’augmentation de la taille de vos équipes au fil des mois qui suivront le déménagement.
Faites appel à une agence de déménagement pour le transport des meubles
La consultation d’au moins trois sociétés de déménagement vous permettra d’obtenir plusieurs chiffrages et de sélectionner le prestataire qui aura un impact décisif sur la réussite de votre projet.
Faîtes le tri entre les meubles qui seront déménagés et ceux qui seront recyclés. Cela permettra à l’entreprise de déménagement d’estimer au plus juste le volume à transporter.
Renseignez-vous sur les entreprises qui peuvent récupérer le mobilier usager.
Dressez l’inventaire de l’équipement informatique et prévoyez le transfert Internet
Il est conseillé de réaliser un audit du parc informatique dans vos anciens bureaux. Il permettra d’identifier les besoins d’acquisition de nouveaux équipements, de lister le matériel qui devra être pris en charge par le déménageur et celui qui pourra être emporté par les collaborateurs.
Il est prudent de prévoir une sauvegarde des données hébergées sur les serveurs localisés dans vos bureaux.
Pensez aux formalités de sortie de vos bureaux actuels
Six mois avant le déménagement, donnez votre préavis au bailleur après relecture des conditions prévues dans votre contrat de location.
Il vous faudra également identifier les travaux à effectuer dans les locaux actuels avant le départ. Planifiez ces travaux avec les intervenants appropriés et choisissez un prestataire pour le nettoyage des locaux.
Communiquez votre nouvelle adresse
Organisez-vous en amont pour être en mesure de prévenir vos clients et vos fournisseurs de votre déménagement. Votre logiciel de gestion (CRM) permet généralement de gérer des opérations d’e-mailing et a minima, d’extraire la base de données des contacts. Rédigez un courrier d’information annonçant votre nouvelle adresse.
Prévoyez de renouveler les cartes de visites des collaborateurs en ayant l’utilité.
Pensez à mettre à jour l’adresse de votre société sur votre site Internet et sur l’espace GoogleMyBusiness. Une actualisation des plaquettes et de la documentation commerciale doit aussi être prévue.
Faites également les changements d’adresses et les formalités de transfert d’entreprise auprès des différentes administrations (sécurité sociale, URSSAF, caisse de retraite, …) Votre expert-comptable peut vous accompagner pour cette opération.
Effectuez les démarches nécessaires auprès de La Poste pour que vos courriers soient réacheminés à votre nouvelle adresse.
Programmez l’inauguration de vos nouveaux locaux
Une fois le déménagement réalisé, une soirée d’inauguration permettra à vos collaborateurs, à vos clients et à vos fournisseurs de célébrer cet événement.
Quel est le coût d’un déménagement d’entreprise ?
Le Prix d’un déménagement repose essentiellement sur :
- Les frais d’aménagement des nouveaux locaux
- Les frais de remise en état et de nettoyage de vos anciens bureaux
- Les coûts d’acquisition des nouveaux meubles et équipements informatiques
- Les coûts liés à la prestation du déménageur
- Les frais de reimpression de la documentation commerciale, de la signalétique et de tous les supports de communication
En amont de votre décision de déménagement, vous pourrez solliciter l’ensemble des chiffrages et devis de déménagement, afin d’éclairer votre décision et d’anticiper le budget nécessaire.
Déménagement d’entreprise : quelles obligations pour l’employeur ?
Outre la communication interne qui est clé pour faire de votre déménagement un événement positif, pensez également au volet juridique (droit du travail). Faites appel à un cabinet d’avocat ou à votre cabinet d’expertise comptable en vous adressant à son spécialiste juridique. Confiez-lui l’analyse des contrats de travail de vos salariés. En fonction des clauses prévoyant le déménagement de l’entreprise, il pourra vous faire des recommandations. La signature d’avenants sera peut-être nécessaire pour acter la modification du contrat de travail. La localisation de la nouvelle implantation implique pour certains collaborateurs de chercher un nouveau logement et de supporter eux aussi des frais de déménagements.
Communiquer au sujet de votre projet de déménagement est essentiel. Dès la décision prise, prévenez les salariés et les représentants du personnel.
Dès que cela est possible, faites visiter les locaux à vos collaborateurs et écoutez leurs suggestions. Cela permettra de faciliter le processus d’adhésion à cette nouvelle organisation.
Dix jours avant, prévenez les salariés du déroulement précis des opérations et prévoyez les modalités pratiques le jour du déménagement (télétravail, jour de congé). Vous pourrez préciser que chaque collaborateur est en charge de faire ses propres cartons (effets personnels, dossiers, …). Cela permettra d’éviter la perte de documents.
Vérifiez après le déménagement que les salariés sont satisfaits de leurs nouvelles conditions de travail et organisez la remontée des informations pour lister tous les oublis et actions nécessaires pour finaliser la bonne installation de chacun.
Un déménagement réussi sera un facteur de motivation supplémentaire.
Déménagement d’entreprise : notre solution Internet temporaire et durable
La sélection de vos futurs locaux devra idéalement tenir compte des connexions Internet offertes. Un raccordement par fibre optique est devenu nécessaire pour toutes les entreprises. Une analyse de la couverture radio 4G (voir 5G) à l’intérieur du bâtiment vous permettra de vous assurer de la qualité des communications et d’anticiper un éventuel changement d’opérateur.
Trois mois avant votre déménagement, pensez à résilier vos contrats actuels et à commander de nouvelles lignes de communication : accès Internet et téléphonie fixe et mobile. Les conditions contractuelles de résiliation doivent être consultées dans le cas précis de transfert d’entreprise.
Un déménagement est l’occasion d’adapter vos solutions télécoms aux technologies actuelles.
Des liens Internet pro performants et sécurisés contribueront à améliorer votre productivité. Le choix du débit Internet (de 10Mbit/s à 1Gbit/s), du type de lien (FTTO, FTTH) et sa sécurisation avec une technologie alternative (4G/5G) est très important. L’offre d’AIRMOB prévoit une sécurisation du lien principal à l’aide d’un routeur 4G/5G. En cas de défaillance, la détection de la coupure est immédiate et le lien secondaire prend le relais sans aucune intervention de votre part.
Cela peut être le bon moment pour repenser votre téléphonie fixe et sa relation client (téléphonique). Les postes téléphoniques sont-ils nécessaires si l’ensemble des collaborateurs est déjà doté soit d’un ordinateur soit d’un téléphone portable ?
Profitez-en pour mettre à plat votre stratégie d’hébergement de vos données et de sécurisation de celles-ci. Le mutli cloud vous permettra d’allier souplesse et robustesse. Privilégiez l’externalisation de l’hébergement aux serveurs physiques localisés dans vos bureaux. Choisissez deux fournisseurs distincts et mettez en place un plan de reprise d’activité ou un plan de continuité d’activité.
Parfois l’installation de votre fibre pro ne se passe pas comme prévu, même en ayant anticipé la commande 3 mois à l’avance. Vous pouvez apprendre la nouvelle à la dernière minute alors que vous êtes déjà en plein déménagement de vos locaux. Votre opérateur vous informe alors que l’intervention pour alimenter vos nouveaux bureaux en fibre optique ou DSL n’est pas possible avant plusieurs semaines.
Il est bien sûr inconcevable de poursuivre votre activité sans connexion Internet ! Pour vous éviter de prendre le risque de perdre des clients, AIRMOB a la solution qui répond parfaitement à votre problématique provisoire de connexion Internet : AIRMOB propose un routeur 4G/5G avec IP fixe livré pré-paramétré et prêt à l’emploi. Il vous suffira de le brancher à une prise électrique pour avoir une connexion Internet de qualité en attendant votre raccordement à la fibre optique.
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