Travail à distance : tout ce que vous devez savoir sur le télétravail

L’un des changements majeurs induit par la crise sanitaire est indéniablement la généralisation du travail à distance.

Peu utilisé jusqu’à la mise en télétravail brutale et soudaine lors du premier confinement, il fait désormais partie de notre quotidien.

Mais si les avantages et inconvénients de cette organisation du travail font débat, télétravail et travail à distance ne sont-ils pas finalement au centre d’enjeux sociétaux ?

Travail à distance et télétravail : quelles différences ?

1- Le travail à distance : c’est quoi ?

Bien souvent confondus, les termes de travail à distance et télétravail comportent cependant des différences.

Travailler à distance recouvre ainsi plusieurs réalités :

• Le travail indépendant tout d’abord

Le travailleur indépendant exerce une activité économique en étant à son propre compte. Il est autonome dans la gestion de son organisation, dans le choix de ses clients et dans la tarification de ses prestations.

Par ailleurs, il n’est pas lié par un contrat de travail avec l’entreprise ou la personne pour laquelle il exécute sa mission. Il n’existe pas de lien de subordination entre le donneur d’ouvrage et le travailleur indépendant.

• Le travail à domicile

Le travailleur à domicile est un salarié qui bénéficie d’un statut particulier.

Il n’est pas en télétravail et son employeur est qualifié de donneur d’ouvrage. Il réalise des travaux en dehors des locaux de l’employeur mais pour le compte de ce dernier. Il peut s’agir d’un travail manuel (couture par exemple) ou intellectuel (traduction…).

• Le télétravail, dont le terme nous est devenu familier depuis la crise sanitaire

Le télétravail est une forme d’organisation du travail basée sur les technologies de l’information et de la communication (TIC). Le télétravail permet ou impose au salarié de travailler ailleurs que dans les locaux de son employeur.

Avec la crise sanitaire, l’évolution des nouveaux modes de travail s’est considérablement accélérée. Mais si le télétravail correspond à de nouvelles façons de travailler, son existence est cependant ancienne.

2- Le développement progressif du télétravail

La notion de télétravail apparaît pour la première fois en France il y a plus de 40 ans, alors qu’Internet et les technologies de l’information en sont encore à leur balbutiement, dans un rapport de Simon Nora et Alain Minc de 1978 sur l’informatisation de la société.

Au fil des années, il devient plus présent dans la réalité économique et politique, avec notamment son inscription à l’ordre du jour du G7 en 1995 dans lequel il est présenté comme un atout économique et social.

Le premier texte concernant le télétravail date de juillet 2002. Il s’agit d’un accord cadre européen conclu par les partenaires sociaux des différents pays. Il a pour objet d’établir un cadre général à l’échelon européen pour les conditions de travail des télétravailleurs et de concilier les besoins de flexibilité et de sécurité communs aux employeurs et aux travailleurs.

Trois ans plus tard, ce sont les partenaires sociaux français qui emboitent le pas et signent un accord national interprofessionnel afin de développer le télétravail.

L’objectif est ainsi de favoriser :

• la modernisation de l’organisation du travail pour les entreprises
• une meilleure conciliation entre vie professionnelle et « vie sociale », et une plus grande autonomie dans leur travail pour les salariés
• une insertion renforcée des personnes handicapées sur le marché du travail
• la promotion de l’emploi et la lutte contre la « désertification » de certains territoires.

Il faut attendre le 22 mars 2012 pour que la notion de télétravail soit introduite dans le code du travail. La loi énonce ainsi 2 principes majeurs :

• le télétravailleur est un salarié à part entière
• le télétravail est basé sur du volontariat (son refus n’entraîne pas la rupture du contrat de travail)

De fil en anguille, le cadre légal s’est structuré. Mais jusqu’à la crise sanitaire, le télétravail reste peu développé.

Ainsi la Dares (Direction de l’animation de la recherche, des études et des statistiques du ministère du Travail) indique qu’en 2017, seulement 3% des salariés pratiquent le télétravail au moins 1 jour par semaine.

Lorsque surviennent la crise sanitaire et les mesures de confinement, le télétravail s’impose brutalement comme la règle à tous les travailleurs qui peuvent le mettre en œuvre.

Avec le premier confinement, 44 % des télétravailleurs expérimentent cette forme de travail pour la première fois et 75 % d’entre eux à 100 % (1).

Et si le nombre de télétravailleurs est désormais moindre qu’au début de la crise, le nombre de jours de télétravail reste nettement supérieur au taux moyen pratiqué avant la pandémie : 3,6 jours par semaine versus 1,6 jour par semaine fin 2019 (2).

3- Télétravail : le contexte légal

Le contexte légal du télétravail s’est donc structuré au fil des années.

Désormais, le télétravail est ouvert à toutes les catégories professionnelles. Le code du travail ne fixe en effet aucun critère ou condition particulière pour mettre en oeuvre le télétravail dans une entreprise au profit des salariés (3).

Cependant il ne s’agit pas d’un droit pour le salarié. Au sein d’une même entreprise, il est possible que le profil d’un poste empêche la mise en place du télétravail alors que d’autres postes peuvent en bénéficier. Ainsi, les employeurs peuvent décider de mettre en place le télétravail uniquement pour certaines catégories de personnels.

Si un employeur a le droit de refuser le télétravail à un employé, et ce même si le télétravail est mis en place au sein de la structure, il a cependant l’obligation de motiver sa réponse.

Le refus d’accepter un poste de télétravailleur n’est pas un motif de rupture du contrat de travail.

Pour mettre en place le télétravail, il n’est désormais plus nécessaire de signer un avenant au contrat de travail.

Il suffit donc :

• d’un simple accord entre employeur et salarié par tout moyen (accord oral, courriel, courrier)
• ou d’un accord collectif
• ou d’une charte élaborée par l’employeur après avis du comité social et économique

Le télétravailleur a alors les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l’employeur.

Mais certaines obligations sont spécifiques (4) :

• informer des restrictions dans l’usage des équipements et outils informatiques mis à la disposition des salariés, ainsi que des éventuelles sanctions auxquelles ils s’exposent
• fixer des plages horaires durant lesquelles ils peuvent être contactés
• organiser un entretien annuel avec chacun, notamment sur les conditions d’activité du salarié et sa charge de travail
• donner la priorité aux télétravailleurs pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à leurs qualifications et compétences.

Il est également important de travailler sur l’ergonomie du poste de travail même si ce dernier point n’est qu’une recommandation. Une étude de l’Ugict-CGT (avril 2020) révèle ainsi que 44% des sondés disent ressentir des douleurs physiques inhabituelles (mal de dos, nuque, poignet) et les ostéopathes et kinésithérapeutes constatent une véritable explosion des consultations (5).

Si la directive européenne 90/270/CEE oblige les employeurs à mener des évaluations régulières des risques pour les employés de bureau et pour les travailleurs permanents à domicile, les lignes directrices concernant les travailleurs temporaires à domicile sont moins claires (5).

Le travail à distance revêt donc plusieurs réalités légales et organisationnelles. Pour certains salariés, il s’agit d’une nouvelle façon de travailler.

Pour une mise en place du télétravail efficace, il faut alors réfléchir à une organisation adaptée.

Travail à distance et télétravail : quelles organisation ?

1- Travail à distance et télétravail : des moyens de communication adaptés

Si le télétravail fait désormais partie de notre quotidien, travailler à distance nécessite en premier lieu de mettre en place des outils de communication adaptés.

Rappelons que la définition même du télétravail implique d’avoir recours aux technologies de l’information et de la communication. Les outils sont donc au cœur de l’organisation du télétravail.

Ils peuvent se scinder en 3 catégories :

• l’accès à l’information
• la sécurisation de cet accès
• les informations en elles-mêmes

L’accès à l’information tout d’abord, avec en premier lieu une bonne connexion Internet.

Difficile avec des liaisons ADSL de mauvaise qualité de se connecter en visio : le mode dégradé (caméra éteinte…) devient alors souvent la norme !

La fibre devient indispensable et pour ceux qui n’en bénéficient pas encore, la mise en place d’une liaison 4G / 5G (clé, routeur, téléphone) est une alternative avantageuse.

Mais l’accès à l’information signifie également le stockage des dites informations dans le cloud.

Si le basculement brutal de l’activité en distanciel lors du premier confinement a été possible, c’est grâce notamment aux applications en mode Saas accessibles aux utilisateurs via internet. Sans ces offres flexibles, activables rapidement et proposées en mode locatif, accéder aux informations à distance et en masse sur les serveurs locaux d’ entreprises aurait été impossible, même avec des connexion Internet haut débit !

En parallèle, la sécurisation des accès devient d’autant plus importante que le nombre d’utilisateurs distants se multiplie.

L’un des enjeux du télétravail est donc de sécuriser les échanges d’informations entre l’entreprise et des univers par essence non sécurisés comme le domicile ou des tiers lieux. La mise en place de réseaux privés (VPN) s’impose comme la réponse la plus adaptée.

Le dernier point concerne les informations elles-mêmes. Au-delà des accès facilités et fluides, la teneur et la pertinence des informations ont toujours été des sujets centraux pour les entreprises. Cela s’intensifie avec le travail à distance.

Partager de l’information de valeur devient stratégique quand les échanges informels se raréfient voire disparaissent.

2- Travailler à distance : la création d’un nouvel espace de travail

Par sa nomination, le travail à distance se caractérise par l’éloignement des locaux de l’employeur.

Mais le choix du lieu où exercer son travail est vaste. A domicile, dans un tiers-lieu, dans un télécentre ou dans un espace de co-working, les endroits où peut s’exercer le télétravail sont nombreux.

Les télétravailleurs ont donc la possibilité d’exercer leur activité dans des lieux différents en fonction des contraintes de leur emploi, des opportunités qui leurs sont offertes et de leurs besoins.

– Travailler à domicile

Le domicile est souvent associé au télétravail.

Mais le confort du nouvel espace de travail que devient le domicile dépend alors de nombreux paramètres : type de logement, espace, agencement, salubrité, équipement informatique mais également de la composition du foyer (enfants, colocataires…).

Si la pandémie a imposé le domicile comme lieu privilégié du télétravail, seuls 50% des télétravailleurs y ont bénéficié d’un bon poste de travail. Selon l’étude Fellowes de janvier 2021, 21 % ont même admis travailler depuis leur table à manger, 12% depuis leur canapé et 4 % depuis leur lit (6).

65 % des Français interrogés ont dû payer leur propre équipement de bureau pour un investissement moyen de 974 € ! (6)

Choisir de travailler à domicile, faire de son environnement personnel son lieu de travail peut ainsi engendrer des difficultés si le domicile est inapproprié.

– Les tiers lieux : nouveaux espaces de travail

Pour pallier les inconvénients du travail à domicile, quand ce dernier est inadapté à une activité professionnelle, les tiers-lieux se sont développés.

A la croisée des lieux privés et professionnels, ils peuvent prendre plusieurs formes : centres de télétravail (ou télécentres), hôtels d’entreprises, centres d’affaires, incubateurs, espaces de coworking…

Ces nouveaux espaces de travail mettent à disposition des télétravailleurs ou des travailleurs à distance (freelances, consultants,..) des salles et des équipements qu’ils peuvent louer à la demi-journée, à la journée ou au mois.

Travailler dans un tiers lieux revêt alors plusieurs avantages :

• des conditions de travail optimales
• la possibilité de rompre l’isolement tout en instaurant des barrières plus claires entre vie professionnelle et vie privée
• permettre aux collectivités locales de revitaliser des territoires éloignés des grands centres urbains
• faire bénéficier aux entreprises de charges de loyer flexibles

Mais en étant à la croisée du travail à domicile et du travail dans les locaux de l’employeur, il peut également cumuler les inconvénients des deux environnements de travail :

• moindre concentration selon les activités du tiers-lieux
• moindre gain de transport et de flexibilité horaires
• absence de contacts directs avec les membres de son équipe et son manager
• risque de connexion non sécurisée
• risque de développer un sentiment de dépersonnalisation lié à l’absence de bureau fixe

– La réunion de travail à distance

Avec le travail à distance, les réunions de travail virtuelles se sont multipliées.

Si la visioconférence s’est développée dès les années 90, elle était plutôt dédiée aux équipes internationales. En effet, l’investissement nécessaire en matériel alors coûteux devenait rentable pour réduire les déplacements.

Depuis la crise sanitaire, la salle de réunion virtuelle s’est banalisée.

Si créer une salle de réunion virtuelle est facile, les réunions de travail à distance comportent cependant des inconvénients importants.

En effet, ces outils engendrent une forme de fatigue qui leur est propre, induite par plusieurs phénomènes :

• Les sources de distraction et le multitâche sont plus développés qu’en présentiel. Quoi de plus facile en effet que de couper la caméra, lire ses mails ou travailler sur un dossier pendant une réunion virtuelle. Or le fait de se disperser est difficilement géré par notre cerveau qui est “monotâche” (études réalisées par des chercheurs de l’institut de Neurosciences de l’université de New York en 2015)
• Difficile de focaliser son attention sur une mosaïque de visages, ou de voir son propre visage en miroir
• Et que dire également des problèmes techniques qui peuvent survenir et sont à l’origine d’un fort “techno-stress” chez 83% des télétravailleurs (étude Buffalo 2020 – sondage réalisé auprès de 2066 télétravailleurs britanniques en novembre 2020)

Mais si les télétravailleurs jugent les réunions virtuelles plus stressantes que celles en présentiel, le problème provient certainement d’une mauvaise appropriation de ce type d’animation.

Rendre une réunion à distance efficace demande en effet 2 compétences :

• maîtriser les codes de l’outil numérique, et notamment travailler le rythme, le contenu, la prise de parole
• donner du sens à la réunion

Concernant ce dernier point, le problème est plus vaste et décorrélé de la seule réunion à distance. En effet, dans de nombreuses organisations, la “réunionite” (multiplication des réunions à tout propos) date de bien avant les réunions virtuelles.

Ainsi, selon une enquête réalisée par l’institut Ifop, 9 personnes sur 10 (88 %) se sont déjà senties inutiles lors d’une réunion de travail.

• 32 % des participants à une réunion se sont déjà endormis.
• 75 % des personnes interrogées avouent s’être occupées via diverses activités lors de réunions, comme utiliser leur smartphone ou leur ordinateur pour passer le temps.
• 47 % des cadres ont déjà inventé de fausses raisons pour échapper à une réunion.

Les défauts inhérents à la réunion en télétravail permettent ainsi certainement d’accélérer le mouvement vers une meilleure qualité de réunion !

Travail à distance et télétravail : un enjeu sociétal

1- Evolution de l’environnement de travail : la productivité au centre des évolutions

La crise sanitaire a représenté un formidable accélérateur d’une tendance qui existait au préalable.

En effet, même si la France connaissait jusqu’en 2019, un retard par rapport à plusieurs pays de l’OCDE dans l’adoption de cette modalité de travail, le télétravail est en constante progression depuis le début des années 2000.

Un premier rapport du ministère du travail de 2012 (7) montrait déjà que le télétravail était plébiscité par les salariés et les employeurs :

• + 22 % d’augmentation moyenne de productivité en télétravail grâce à une réduction de l’absentéisme, à une meilleure efficacité et à des gains de temps
• 37 minutes de temps moyen gagné au profit de la vie familiale par jour de télétravail
• 45 minutes de temps moyen de sommeil supplémentaire par jour de télétravail
• 96 % de taux de satisfaction liée au télétravail de toutes les parties prenantes : télétravailleurs, managers, et employeurs
• 144 arbres devraient être plantés pour économiser autant de CO2 qu’un télétravailleur français en un an.

Si ces chiffres, liés au télétravail volontaire, sont quelque peu nuancés par le télétravail subi lors de la crise sanitaire, l’engouement reste important.

Ainsi, le Baromètre annuel Télétravail 2021 de Malakoff Humanis, montre que fin 2020, 86 % des télétravailleurs souhaitent continuer à télétravailler après le confinement. En revanche, la perspective d’un télétravail rendu obligatoire après la crise inquiéterait 30 % des salariés.

L’avenir semble ainsi être à la flexibilité et à une organisation du travail hybride :

• Pour les salariés et les dirigeants, la durée idéale de télétravail serait en moyenne de 2 jours par semaine
• Certaines études confirment l’intérêt de mixer les modes de travail

Si l’on considère par exemple le niveau de productivité, on s’aperçoit que la courbe s’inverse à partir d’un seuil de télétravail (cf courbe ci-dessous).

Certaines entreprises ont ainsi mis en place dès fin 2020 un accord collectif pour développer le télétravail (8) :

• PSA teste le télétravail à grande échelle : pour 20% de ses 200 000 salariés, plus d’un tiers du temps de travail devra être passé au télétravail
• La Maif a, dès juillet 2020, facilité l’accès au télétravail en signant un nouvel accord avec les partenaires sociaux
• La Mutuelle Générale a signé en mai 2012 avec l’ensemble des organisations syndicales, l’accord de mise en place de l’Open Travail. Ouvert à l’ensemble des salariés (CDI, CDD, stage ou alternance), sur la base du volontariat, les collaborateurs de la mutuelle pourront ainsi choisir d’effectuer de 0 à 5 jours de télétravail par semaine avec un minimum de 4 jours de présence par mois. Ils auront aussi la possibilité de choisir leur lieu de télétravail : domicile, résidence secondaire, tiers-lieu ou un autre site de La Mutuelle Générale de manière ponctuelle. Les salariés bénéficieront également de nouvelles flexibilités dans la gestion de leur journée de travail afin d’harmoniser contraintes personnelles (récupération des enfants à l’école, temps aidant…) et activité professionnelle

2- Quand la qualité de vie au travail devient centrale

Le télétravail devient ainsi un argument incontournable de la qualité de vie au travail.

A l’heure où les entreprises ont des difficultés à attirer les talents, à fidéliser leurs salariés et à imposer leur marque employeur, refuser le télétravail devient impossible.

Le télétravail devient central dans les nouvelles façons de travailler mais également de vivre et de voyager (slow travel par exemple).

Mais si travail à distance et télétravail permettent de naviguer entre des environnements de travail différents et adaptés à des périodes de vie, le télétravail impose également un renouveau du management.

3- Vers une évolution du management davantage basé sur la confiance

L’avenir du télétravail dépend pour beaucoup des pratiques managériales. Mais si cette nouvelle façon de travailler souligne cette importance, la transformation managériale est un défi qui existe depuis plusieurs années.

Les salariés, influencés par des organisations plus souples comme les start up, souhaitent des cycles de décision et de management raccourcis. Ils estiment à 70% que leur management est “trop conservateur” (Opinionway décembre 2020).

Le télétravail, symbole de management collaboratif, implique aussi la confiance !

Cette nouvelle forme d’organisation du travail contraint les managers à sortir du travers culturel consistant à estimer que “si je ne vous vois pas travailler c’est que vous ne travaillez pas !”

Le télétravail massif a donc permis :

• de mieux connaître les pratiques managériales réelles de chaque organisation en identifiant les styles de management (contrôle ou autonomie)

• d’accélérer certains mouvements quand ils étaient déjà sous-jacents

Travail à distance et télétravail : Quels avantages et quels inconvénients ?

Le télétravail et le travail à distance font désormais partie de notre quotidien, le fait est indéniable.

Mais comme toute organisation du travail, il est nécessaire de réguler et ajuster son fonctionnement.

En ce début 2022, les grandes lignes des avantages et inconvénients de ces nouvelles façons de travailler peuvent se résumer ainsi :

Les avantages pour le salarié :

• précieux gain temps de transport dans les métropoles
• meilleure conciliation des temps sociaux (domestique et professionnels)
• plus grande liberté dans la gestion des horaires
• bénéfice d’un mode de management moins vertical

Pour l’employeur :

• meilleure flexibilité
• baisse de l’absentéisme
• possibilité d’offrir une meilleure conciliation des temps sociaux à ses salariés afin de les attirer et de les fidéliser
• réduction des risques liés au transport
• meilleure réactivité pour des plans de continuité d’activité

Pour les pouvoirs publics et les collectivités locales :

• une façon de répondre aux enjeux environnementaux
• développer des territoires désertés
• la possibilité de lutter contre la congestion urbaine
• réduire les coûts associés à la rénovation constante de route trop fréquenté

Les principaux inconvénients identifiés sont les suivants :

Pour le salarié :

• l’isolement
• le manque de distinction entre la maison et le travail
• plus de distraction provenant de l’extérieur (famille, amis, …)
• risque de sur-travail
• crainte d’être oublié ou pas suffisamment encadré
• risque de blessures si le bureau à domicile n’est pas ergonomique

Pour l’employeur :

• • difficulté de maintenir un contact et une communication ouverte avec l’employé
  • difficulté de maintenir des communications appropriées avec les autres employés ou les clients

• risque de blessures si le bureau à domicile n’est pas ergonomique

Pour les pouvoirs publics et les collectivités locales :

• Baisse de présence dans les magasins et les restaurants situés dans les centres-villes.

Le télétravail est le symbole d’une société qui évolue.

Si le “bureau” a toujours été au centre de l’activité des salariés, les évolutions sociétales, accélérées par la crise sanitaire, changent profondément l’organisation du travail.

Désormais au centre des attentions, le fait de mieux concilier sa vie professionnelle et sa vie privée permet une réflexion individuelle et collective du travail.

Si le lieu et la distance cristallisent actuellement les attentions, les tendances de fond vont se concentrer sur les changements d’organisations, de méthodes de travail et surtout de management.

En effet, la tendance en France est à un management très présent et qui se veut strict avec des processus organisationnels et communicationnels flous.

Sources :

• Malakoff Humanis, Étude de perception CSA, « Étude Flash Télétravail et Covid-19, deuxième vague », auprès d’un échantillon représentatif de 1 010 salariés d’entreprises du secteur privé d’au moins 10 salariés, recueil par internet du 4 au 7 mai 2020 – Malakoff Humanis, 2021
• https://www.economie.gouv.fr/entreprises/teletravail
• https://www.legifrance.gouv.fr/codes/id/LEGISCTA000025558058/
• Les notes de la Fabrique de l’Industrie – « le travail à distance dessine-t-il le futur d travail ? » par S.Canivenc et ML. Cahier – 2021
• Fellowes, « Une nouvelle façon de travailler » janvier 2021 – enquête menée du 10 au 14 novembre 2020 auprès de 7000 employés de bureau à travers l’Europe travaillant au domicile pendant au moins 4 mois en raison de la covid 19 (10000 télétravailleurs en France)
• Rapport ministère du travail – 2012 – « Le télétravail dans les grandes entreprises françaises. Comment la distance transforme nos modes de travail ?», rapport du ministère du travail –  https://www.entreprises.gouv.fr/files/teletravail_rapport_du_ministere_de_mai2012.pdf
• http://www.senat.fr/rap/r20-759/r20-7591.html : « Évolution des modes de travail, défis managériaux : comment accompagner entreprises et travailleurs ?
• https://www.jean-jaures.org/publication/le-bureau-fragmente-ou-allons-nous-travailler-demain/?post_id=16761&export_pdf=1
• https://www.cchst.ca/oshanswers/hsprograms/telework.html
• https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F1691
• https://dares.travail-emploi.gouv.fr/sites/default/files/pdf/dares_analyses_salaries_teletravail.pdf