Productivité et transformation digitale #6 : Comment bien gérer ses mots de passe ?

, le 8 août 2020

Si le code PIN de votre téléphone est « 0000 » ou « 1234 », cet article vous sera utile. 

 

mot de passe

 

Un mot de passe trop simple peut être à l’origine d’attaques informatiques qui peuvent avoir des conséquences dramatiques.

L’ANSSI, l’agence gouvernementale en charge de la cybersécurité, établit des recommandations que nous vous résumons ici :

  • Un mot de passe doit être unique. N’utilisez pas le même pour l’accès à la version digitale de votre quotidien et pour votre compte PAYPAL permettant de faire des achats en ligne.
  • Un mot de passe ne doit pas relié à votre personne : il ne doit pas contenir votre prénom, votre date de naissance ni votre destination préférée par exemple.
  • Renouvelez les plusieurs fois par an et modifiez sans délai un mot de passe provisoire généré automatiquement par un portail. Pour des sites sensibles, augmentez la fréquence de leur renouvellement.
  • Ne les communiquez pas à un proche ou à un collègue par e-mail.

   

Un mot de passe doit être complexe : 

  • Suffisamment long (12 caractères minimum si le système vous le permet)
  • Composé de majuscules et de minuscules, de caractères spéciaux et de chiffres

Les solutions de trousseaux APPLE ou GOOGLE CHROME qui proposent automatiquement des mots de passes aléatoires complexes sont tentantes. Elles respectent les critères énumérés mais s’avèrent peu pratiques quand vous avez plusieurs équipements (smartphone, PC).

Si vous respectez toutes les consignes ci-dessus mais que vous conservez tous ces mots de passe sur une feuille ou dans un fichier sur votre PC ou sur votre smartphone, cela n’aura servi à rien : vous serez toujours aussi vulnérable.

Alors comment faire ? Doit-on apprendre par coeur tous nos mots de passe ?

 

Faites appel à des solutions de coffre-fort numérique, comme STRONGBOX, CLOOD ou DASHLANE. Certaines sont gratuites, d’autres coûtent quelques euros par mois.

Vous pourrez stocker vos mots de passe dans un fichier qui sera sécurisé et protégé par cryptographie. Vous n’aurez alors qu’un seul mot de passe unique et complexe à mémoriser, à moins que vous n’utilisiez votre empreinte digitale ou la reconnaissance faciale pour ouvrir votre coffre-fort numérique. 

 

Productivité et transformation digitale #5 : une solution RH digitalisée par EURECIA

, le 8 août 2020

En tant que RH vous êtes sur le devant de la scène durant cette période si particulière : mise en place du télétravail, imposition des congés et/ou des RTT, activité partielle, arrêts maladie… Les sujets ne manquent pas !

Alors que la gestion des Ressources Humaines se retrouve au premier plan, vous vous retrouvez loin de la direction, des managers et des collaborateurs… Vous aimeriez simplifier tout ce que vous avez à faire en ce moment

Et si la digitalisation RH pouvait répondre à vos besoins ?

 

sirh

1. Le SIRH en 3 points

 Un SIRH est un système d’information des Ressources Humaines qui permet entre autres de mieux gérer et d’automatiser la majeure partie des tâches liées à la gestion des ressources humaines dans une entreprise. C’est un outil composé de plusieurs briques logicielles – appelées modules – qui s’adaptent et évoluent en fonction de vos besoins et de votre activité.

Il offre :

  • Une meilleure gestion de vos processus administratifs et RH
  • Une amélioration de l’efficacité et de la performance de votre entreprise
  • Une simplification de la vie de l’ensemble des salariés

En bref, un SIRH est une solution qui permet de gérer toutes les étapes et processus liés au cycle des salariés au sein de votre entreprise.

 

2. Mise en place d’un SIRH : pourquoi maintenant ?

La transformation numérique des entreprises a débuté durant les années 80 et touche désormais tous les services. Les entreprises ont bien souvent démarré avec des ERP ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) pour gérer les opérations de production. Ce sont ensuite les logiciels de comptabilité, de paie et de finance qui se sont imposés. Enfin, les équipes commerciales utilisent aujourd’hui des systèmes CRM (Customer Relationship Management) pour le suivi de leur relation client.

A présent, c’est au tour des RH de délaisser le papier et les tableurs Excel pour profiter des nombreux avantages de la mise en place d’un SIRH. Existant depuis une dizaine d’années, le SIRH est maintenant un outil mature, une brique logicielle entièrement paramétrable, qui s’adapte à vos règles de gestion comptables et administratives. Efficacité, qualité des données RH, cohérence, ou encore centralisation ne sont que les premiers bénéfices d’une solution de gestion RH.

 

3. Une réponse à de nouvelles contraintes légales

Avec le développement des nouvelles organisations en transverse plutôt qu’en silos, ou encore la demande de plus en plus forte du télétravail, de nouvelles contraintes de flexibilité apparaissent, et les besoins de votre entreprise évoluent.

En France, les 4 000 pages du Code du Travail vous obligent à structurer, homogénéiser, simplifier et automatiser tous vos processus RH et ainsi répondre aux nombreuses obligations légales. Vous intégrez l’ensemble des contraintes légales au moment de la mise en place du SIRH, mais aussi de façon pérenne avec un SIRH qui évolue au même rythme que les obligations réglementaires.

La mise en place d’un SIRH permet à tous vos collaborateurs d’accéder à une plateforme RH pour suivre leurs congés, leurs formations, leurs notes de frais ou encore leurs plannings. Pour les managers et les équipes RH, c’est un gain de temps énorme, avec moins d’administratif et plus d’efficacité. In fine, c’est toute votre entreprise qui y gagne en termes de productivité et de rentabilité.

 

4. Remettre l’humain au cœur de votre entreprise

 Le SIRH s’inscrit dans les usages et n’est plus réservé aux grands comptes. Au contraire, c’est un outil parfaitement adapté à votre PME. Il est à la fois simple à mettre en place et facile à utiliser. Après une courte période de paramétrage pour coller à vos besoins, c’est un outil qui se gère de façon autonome et en toute sécurité. Le SIRH que vous intégrerez au sein de votre entreprise doit être souple, évolutif et performant. 

Les RH, avec la masse salariale, représentent 65 à 85% du budget d’une PME : il est donc essentiel de capitaliser sur les hommes et les femmes qui la composent. La mise en place d’un SIRH accompagne l’humain, cette valeur capitale de votre entreprise, qui repose sur les compétences et la richesse de vos équipes.

En simplifiant et facilitant les processus et la gestion administrative, le système d’information des Ressources Humaines participe donc à remettre l’humain au centre de l’entreprise tout en améliorant le climat social.

 

5. Un gain de temps et une productivité boostée

Un logiciel SIRH offre la possibilité à chaque salarié d’accéder à tous ses documents administratifs (contrats, formation, solde de congés, etc.) de façon autonome et instantanée. Cela permet de diminuer considérablement les demandes liées à l’administratif au sein d’une entreprise. Ce gain de temps est ressenti à tous les niveaux de l’entreprise : les collaborateurs, les managers, les acteurs RH, la direction… tout le monde y gagne.

Fini la paperasse ! Le service des Ressources Humaines est moins sollicité par les salariés dès qu’un SIRH est en place, et il peut se consacrer à des sujets à plus forte valeur ajoutée.

 

En conclusion :

Gain de temps, fiabilité, praticité, centralisation… la mise en place d’un SIRH dans une entreprise peut finalement se résumer à un chiffre :  jusqu’à 35% d’efficacité gagnée sur la gestion des RH.

Nous avons sélectionné pour vous la solution Eurecia qui propose des solutions adaptées à tout type de structure. Vous avez également la possibilité d’essayer gratuitement le logiciel pendant 30 jours.

 

Alors qu’attendez-vous ?

 

Productivité et transformation digitale #4 : sondage des salariés par BLEEXO

, le 8 août 2020

Que vous soyez une PME, une start-up ou une ETI, vos salariés sont votre plus grand levier de productivité. Même si vous vous sentez « proches » de vos équipes, comment pouvez-vous savoir si vos employés se sentent réellement épanouis dans leur travail ?

Il existe plusieurs outils RH qui vous aident à le mesurer ! L’une des manières les plus simples est de questionner régulièrement vos équipes en utilisant un outil adapté et anonyme.

Nous nous sommes penchés sur le sujet et l’avons mis en place chez AIRMOB afin de vous montrer les points positifs de cette approche.

bleexo

1. Les salariés se sentent écoutés

De manière anonyme, un questionnaire devient un confident pour vos collaborateurs. Ils peuvent s’exprimer librement et partager leur ressenti, leurs attentes ou leurs peurs. Ceci crée un lien de confiance entre vous et les employés qui se sentent écoutés et considérés. De plus, avec un feedback constructif, vous aurez enfin des données claires pour contribuer au bien-être de vos salariés.

 

2. Un outil pour les managers et les RH

Il est indispensable pour les managers de bien connaître leurs équipes. Le ressenti de leurs collaborateurs doit être analysé rapidement pour qu’ils puissent ajuster leur encadrement et évoluer au fil du temps.

D’un autre côté, les RH ont besoin de plus de données pour pouvoir analyser l’ensemble de l’entreprise et proposer des actions à mettre en place à leur direction.

Les outils de sondage ponctuel proposent des synthèses de résultats aux managers mais aussi des analyses plus profondes pour les RH : d’une pierre, deux coups !

 

3. Conserver l’engagement au meilleur niveau

Prendre régulièrement le pouls de vos équipes permet de détecter au bon moment les signaux de manque d’engagement de vos salariés. Que ce soit lié à un problème relationnel entre collègues ou à de mauvaises conditions de travail, il est important d’identifier les raisons pour lesquelles un salarié « lève le pied » ou souhaite vous quitter.

Il est possible d’anticiper ce type de situation en mettant en place des actions simples au quotidien, en s’appuyant sur des outils proposés par une suite complète de gestion RH.

 

En conclusion, nous avons constaté qu’avec un outil de sondage :

  • Vous gagnez du temps en ne laissant pas le climat se dégrader ou des frustrations s’installer
  • Vous êtes bien informés du moral de vos équipes
  • Et vous pouvez ainsi prévoir les actions correctrices.

 

Nous avons sélectionné pour vous la solution BLEEXO qui propose, en plus du sondage régulier, d’autres modules comme des sondages ponctuels, des feedbacks à 360° et bien d’autres.

N’hésitez pas à les contacter pour avoir plus d’informations et découvrir leur solution.

 

bleexo

Productivité et transformation digitale #3 : Le cloud par Clood

, le 8 août 2020

Parmi les leviers de productivité pouvant être optimisés par le digital nous plaçons la gestion électronique des documents dans le top 3. Avez-vous déjà calculé le temps perdu dans votre semaine de travail à chercher un document ?

Cette problématique rencontrée dans la plupart des entreprises ne peut pas être résolue de façon miraculeuse par le biais d’un outil. Cependant ! Gagner en productivité passe par le changement de ses habitudes de travail, et pour ce sujet, le cloud est un bon début de réponse. 

Le cloud justement parlons-en. En tant que particulier, la plupart de nos données sont d’ores et déjà stockées sur des cloud (photos, vidéos, données personnelles…). En tant que professionnels, le passage au cloud est plus long : serveur interne, stockage en local sur les ordinateurs, archives papier…

Mais nos habitudes de travail étant en pleine mutation, il est désormais nécessaire de pouvoir travailler à distance : télétravail, déplacement professionnel, pandémie…

Pour ce faire, nous devons avoir accès à la donnée n’importe où et n’importe quand avec une simple connexion Internet.

Clood

1/ La sauvegarde de vos données au cœur des enjeux

La donnée est le patrimoine numérique de votre entreprise, c’est ce qui en fait sa valeur, alors comment la protégez-vous ? 

Il existe plusieurs degrés de protection, le premier étant le stockage sur des serveurs décentralisés et répliqués, de manière à ce que les évènements physiques (incendies, inondation, coupure d’électricité…) n’affectent pas vos données. 

 

2/ Le cloud ok mais la sécurité d’abord

Le choix de son prestataire de cloud est essentiel. Il ne se passe pas une semaine sans un évènement lié à la perte de données, le piratage de comptes, la violation de confidentialité 

Le prix est bien entendu un critère discriminant, mais stocker au moins cher n’est pas forcément le meilleur calcul. Le cloud constitue un investissement au même titre que le mobilier de bureau ou le parc informatique de votre société. 

Alors choisissez un partenaire dont la transparence est rassurante, le support réactif et l’utilisation intuitive.

 

3/ La productivité comme fer de lance 

Faites le test et sondez vos connaissances, les entreprises opérant avec un cloud efficace lèvent des contraintes basiques mais centrales dans la vie d’une entreprise : 

  • Perte de données et documents 
  • Nécessité d’être au sein des locaux pour accéder aux documents 
  • Incapacité à collaborer à plusieurs sur un même dossier 
  • Partage d’information en direct avec collaborateurs, clients et partenaires

Avec Clood, le stockage de vos données se fait depuis n’importe quel navigateur, vous proposant une interface simple et vous assurant : 

  1. Le stockage de vos données dans des serveurs tous situés en France (données chiffrées, répliquées, accessible partout dans le monde)
  2. Le contrôle des accès aux différents dossiers (collaborateurs, clients, partenaires…)
  3. Un support de premier niveau par mail, et de niveau 2 par téléphone avec une ligne directe 

Découvrir Clood.

Vous souhaitez aller plus loin et mettre en place de véritables workflows dans votre cloud ? Eukles, avec sa GED E-Doc Pro, vous offrira de nombreuses possibilités : création de workflows électroniques, intégration de modules spécifiques (Sage, Chorus, Outlook…), signature en ligne… 

 

4/ Si nous parlons de productivité, parlons de ROI

Outre le confort de travail offert à l’ensemble de vos parties prenantes, prenons un exemple concret : 

Une entreprise de 15 salariés, dont chaque collaborateur perd en moyenne 15 min par jour à chercher un contrat, une présentation, une note de synthèse… représente 18,75H perdues par semaine pour l’entreprise. 

En sachant que le coût horaire moyen en France est de 34€, la perte pour cette TPE de 15 personne est de 2 550€/mois.

Le prix d’une offre cloud démarrant à 49€/mois chez Clood, le ROI peut facilement être calculé.

 

En conclusion :

Prenez le temps de revoir la manière de sécuriser et gérer l’information dans votre entreprise. Vous avez là un levier important d’optimisation que vous pouvez facilement activer. 

Nous avons sélectionné Clood et Eukles pour vous, n’hésitez pas à les contacter pour davantage d’informations. 

Productivité et transformation digitale #2 : La visio-conférence SimplyVisio

, le 8 août 2020

En quoi la visio est un levier pour augmenter la productivité ?

simplyvisio

 

Avant que le monde ne soit touché par cette crise sans précédent, de nombreuses entreprises se demandaient s’il était vraiment nécessaire d’investir dans une solution de visio-conférence et lorsque la décision de se lancer était prise, se posait alors la question de quelle solution retenir ? Une solution gratuite mais peu sécurisée, une solution professionnelle mais plus onéreuse et engageante ?

Pourtant avant même le Covid, les entreprises s’étant équipées d’un système de visio-conférence professionnel et sécurisé étaient unanimes : la visio permet d’augmenter la productivité des collaborateurs tout en générant des économies.

Pourquoi ? Voici quelques éléments de réponse :

 

1/ Réduction du temps passé dans les transports

Être obligé de faire des kilomètres de voiture ou des heures d’avion pour ses réunions mensuelles … n’est aujourd’hui plus obligatoire.

Bien évidemment, rien ne remplace le contact humain et les rendez-vous physiques mais de nombreuses réunions peuvent désormais être faites à distance, en visio, grâce à la qualité d’image, de son et d’outils collaboratifs que proposent les solutions de visio-conférence du marché.

L’exemple du CloudLink Board de HUAWEI en est le parfait exemple :

Il permet à plusieurs équipes, n’importe où dans le monde, de travailler simultanément sur un même document en ayant l’impression d’être dans la même pièce.

En plus d’être un outil de visio-conférence tout en un, innovant et performant, il permet de bénéficier à la fois d’un écran HD 65’’, d’une caméra 5K, des fonctionnalités TBI, navigateur web …

Cet outil révolutionnaire permet de travailler en visio-conférence sur un outil collaboratif ultra performant.

 

2/ Visio = Productivité … oui ! A condition que ça marche …

Combien de sociétés ont investi des sommes conséquentes dans du matériel et une solution de visio-conférence pour que 1 an après, le matériel se retrouve plein de poussière et plus utilisé car trop compliqué à faire fonctionner ou mal paramétré.

Face à ce constat, SimplyVisio a créé une solution de visio-conférence simple et performante pour permettre à ses utilisateurs d’organiser et de rejoindre une visio n’importe où, n’importe quand, depuis une caméra, PC, smartphone, tablette, audio

SimplyVisio est compatible avec tous les équipements du marché et les solutions alternatives : Skype, Teams, Webex …

Découvrez SimplyVisio 

 

3/ Productivité et sécurité des données ne sont pas incompatibles

Dans un monde de plus en plus virtualisé avec des offres SaaS de plus en plus séduisantes, il est indispensable pour les entreprises de veiller à la confidentialité de leurs données.

Lors des visio-conférences, de nombreuses informations sont transmises que ce soit oralement mais également via les flux vidéo lors des partages de document …

La question se pose naturellement : où vont mes données, où sont-elles stockées ?

Avec SimplyVisio, vous bénéficiez d’une solution totalement transparente, développée et hébergée en France.

De plus, l’intégralité des données sont cryptées et chiffrées pour apporter à nos utilisateurs le maximum de sécurité et de confidentialité.

 

4/ ROI immédiat

Le calcul est vite fait !

Avec la visio-conférence, vous réduisez de moitié le nombre de déplacements professionnels de vos collaborateurs.

Qui dit moins de déplacements dit moins de frais de transports et donc un retour sur investissement facilement calculable.

Avec SimplyVisio, grâce à sa solution de visio-conférence proposant des licences flottantes illimitées à un prix très compétitifs, vous remboursez l’abonnement mensuel d’utilisation de la plateforme de visio grâce à la non-réservation de 2 billets d’avion Paris-Marseille.

 

5/ Productivité et Ecologie

Vous l’aurez compris, l’impact positif de la visio sur la productivité de vos collaborateurs sera important grâce à réduction du nombre de déplacements professionnels, une réduction de la fatigue et du stress dues à ces déplacements et une optimisation du temps de travail.

Mais en plus de la productivité, la visio-conférence a un impact positif sur l’environnement et l’écologie. En effet, la réduction du nombre de trajets en avion, voiture … contribue directement à la réduction des gazs à effet de serre.

 

En conclusion :

Impact positif sur l’environnement, hause de votre productivité, ROI facilement calculable…

AIRMOB vous conseille d’investir dans une solution de visio-conférence simple, performante et sécurisée. Nous avons retenu pour vous SimplyVisio.

N’hésitez pas à les contacter pour avoir plus d’informations.

 

 

 

Productivité et transformation digitale #1 : la signature électronique par SELL&SIGN

, le 8 août 2020

Que vous vendiez des biens, des contrats, des baux, que vous embauchiez, bref, que vous ayez recours à la signature à un moment donné dans vos affaires… la signature électronique devrait être un réflexe.

1/ Le temps c’est de l’argent

Facile, cet adage. Et pourtant tellement vrai ! Plus une tâche prend du temps, moins elle est rentable. Prendre du temps dans des processus de contractualisation fait ralentir les affaires. Le temps que vous passez dans ces procédures est du temps que vous ne passez pas à vendre et à signer. Du temps perdu, dans le business, c’est de l’argent perdu. Voilà, nous l’avons formulé de plusieurs façons afin que ça fasse écho en vous. Et pourquoi on vous dit ça ? Quel est le rapport avec la signature électronique ?

La signature électronique permet de raccourcir à dix minutes une procédure qui pouvait durer une dizaine de jours. On ose l’affirmer, surtout quand c’est nos clients qui le disent.

Comptez le délai d’envoi et de réception du contrat ; les allers-retours éventuels suite à des erreurs ou des oublis ; l’enregistrement dans la base de données… Vous pouvez sûrement compléter cette liste avec vos propres étapes internes.

 

2/ Un poste administratif pas vraiment nécessaire

On connaît des entreprises qui mobilisaient un poste complet pour traiter les contrats du côté administratif. Du temps qui n’était pas employé à bon escient, car l’agent immobilisé aurait pu accomplir bien d’autres tâches. Encore du temps passé à faire autre chose que vendre !

Or, une solution de signature électronique intelligente comme SELL&SIGN permet de vérifier et valider des contrats, ou bien d’en relancer plusieurs, tout ça en un seul clic. Tout à fait.

 

3/ Votre BFR est lourd

Ce point découle des deux autres : votre délai de facturation étant long quand vous n’utilisez pas le digital, votre besoin de fonds de roulement est important. Alors que si vous avez intégré la signature électronique à votre fonctionnement, vous êtes sûr de raccourcir le cycle de facturation et ainsi préserver votre BFR.

 

4/ Vous consommez trop

Calculez ce que vous consommez à l’année de papier et de courrier recommandé. Vous pourriez l’éviter ! D’ailleurs, même si une solution complète de signature électronique a un coût, elle se rembourse très vite grâce à l’économie de consommable réalisée.

Afin d’établir plus précisément ce que vous pourriez économiser, utilisez ce calculateur de ROI !

Quand vous en êtes toujours à l’étape du papier, outre son coût vous pouvez compter son stockage physique. Suivant le nombre de contrats que vous signez à l’année, vous remplissez très vite une salle d’archivage. Alors que dématérialiser, digitaliser et signer vos contrats au format électronique vous permettrait de libérer de la place, d’archiver légalement vos documents et de sécuriser vos contrats.

5/ L’erreur est humaine mais elle coûte cher

Quand vous travaillez sur le papier, vous multipliez les risques d’erreurs, les oublis, les ratures. Vous devez peut-être refaire le contrat suite à des modifications. Ce qui signifie de nouveaux allers-retours et un délai supplémentaire. De plus, vos contrats ne sont pas sécurisés.

Alors qu’avec une signature électronique, vos contrats sont valables juridiquement, scellés à chaque version avec horodatage, et surtout accessibles quand vous voulez.

Bon, on continue ou vous avez compris ?