Une réunion, une conférence, un salon professionnel… Vous devez rester connecté lors de vos déplacements. Heureusement, la technologie facilite la communication avec vos équipes, vos collègues, vos responsables et vos clients et vous permet de rester efficace où que vous soyez.
Voici 9 astuces pour rester connecté et productif même lorsque vous êtes sur la route ou dans les airs pour un voyage d’affaires.
1. Choix du numéro présenté lors de vos appels même en déplacement
Les solutions actuelles de téléphonie vous permettent de passer des appels depuis votre smartphone en choisissant le numéro présenté. Ainsi, vous pouvez décider que ce soit le numéro de votre ligne fixe qui apparaisse sur l’écran de votre interlocuteur comme si vous appeliez de votre bureau. Vos contacts professionnels reconnaitront votre ligne.
2. Messagerie instantanée et état de présence
Les interfaces de communications unifiées, applications sur PC, tablette ou téléphone mobile vous permettent de voir le statut de présence de vos collaborateurs pour pouvoir discuter avec eux lorsqu’ils sont disponibles.
Le chat avec messagerie instantanée est un moyen moderne de rester connecté avec vos collègues, surtout pour poser une question qui demande une réponse brève et immédiate.
Ces interfaces permettent également de gérer les paramètres des appels, de mettre en place des redirections et d’effectuer facilement des transferts d’appels, toujours en présentant votre numéro professionnel.
3. Partage de connexion Wi-Fi et HotSpots
Le Wi-Fi dans les aéroports et les hôtels peut être non performant et dangereux. Un téléchargement ou un envoi de document lent est pénalisant pour votre efficacité. Le principal risque est la sécurité, en particulier si vous stockez sur vos PC et smartphone des documents confidentiels.
Le partage de connexion vous permet d’utiliser votre smartphone comme point d’accès Wi-Fi et ainsi obtenir un accès Internet sécurisé sur votre ordinateur portable ou votre tablette. Vous pouvez également vous munir d’un galet ou d’une clé 4G portable qui vous suivra très facilement lors de vos déplacements. Cet équipement vous assurera une très bonne qualité de connexion tout en préservant l’autonomie de votre batterie de smartphone.
Carte SIM pour votre galet ou clé 4G
4. Partage de documents en Cloud
Il vous est déjà arrivé d’être en déplacement et réaliser que vous avez oublié d’emporter avec vous un document important ? Avec un système de stockage en Cloud vous pouvez accéder à vos fichiers sur Internet de façon rapide et sécurisé. Il en existe un grand nombre : Google Drive, Dropbox…
5. Vidéoconférence
Lorsque vous êtes en déplacement, la vidéoconférence est un excellent moyen de maintenir une connexion personnelle avec votre entreprise. Une interaction en face à face permet de réduire la distance et de rester connecté durant votre voyage.
6. Photos
Prenez des photos des informations à garder en tête lors de vos déplacements comme le numéro d’immatriculation de votre voiture de location, les reçus de taxi et de dîner. Si vous assistez à une conférence, il est également utile de prendre des photos de diapositives de présentation afin de réduire le nombre de notes à taper.
7. Frais de roaming
Quand vous voyagez en Europe, il n’est plus nécessaire de vous préoccuper de votre consommation qui est inclue dans votre forfait. En dehors de cette zone, profitez de la couverture Wi-Fi pour utiliser des applications qui permettent de recevoir et d’émettre gratuitement, en voix sur IP, vos appels sur votre ligne mobile.
8. Chargeur portable
Dans les aéroports ou les cafés, vous n’avez pas toujours la garantie d’accéder à une prise électrique pour recharger vos équipements. Investissez dans un chargeur portable (et assurez-vous qu’il est complètement chargé avant de partir) afin de pouvoir le brancher et le mettre en marche où que vous soyez.
9. Casque antibruit
Pour être productif lors d’un voyage d’affaires, un casque réducteur de bruit peut vraiment vous aider à vous isoler. Vous pouvez profiter du temps d’attente pour travailler efficacement.
